Учёт книг

Бесплатная программа для учёта книг в библиотеке.

Компьютеризация в наши дни затрагивает все больше и больше различных отраслей. Не так давно у нас на Украине вышел указ о компьютеризации библиотек учебных заведений. И все бы ничего, да только как всегда, выдачей соответствующего аппаратного и программного обеспечения в министерствах никто не озаботился. Так и пошло-поехало… Кто начал создавать библиотечные базы данных на ПК при помощи офисных приложений (в Access или Excel), а кто стал искать «кряки» к разнообразным платным системам управления библиотеками. Однако, оказывается для этого существуют и довольно простые и удобные бесплатные программы!

Сегодня я познакомлю Вас с одной замечательной системой управления библиотекой, разработанной нашим земляком и простым учителем информатики для нужд своей школы. Эта программа называется MyLib. C ее помощью Вы сможете довольно легко создать базу данных по всей библиотеке и следить за выдачей книг ученикам, студентам или преподавателям. По своим возможностям MyLib напоминает платную программу Учет книг:

Сравнение программы MyLib с платным аналогом Учет книг

Особенности	MyLib	Учет книг
Стоимость	бесплатно	от 1000 руб.
Создание базы данных по книгам	+	+
Создание списка читателей	+/-	+
Система слежения за выдачей книг	+	+
Быстрый поиск книг	+	+
Функции импорта/экспорта данных	только при помощи Microsoft Access	+
Добавление собственных полей	-	+

Из сравнения мы видим, что MyLib несколько отстает в функциональном плане от платных приложений. Однако программа выигрывает за счет простой и понятной организации интерфейса, а также компенсирует некоторые недостатки благодаря прямому доступу к базе данных, которую легко можно редактировать при помощи современных офисных пакетов. Дополнительным приятным моментом является то, что приложение не требует установки :).

В скачанном с нашего сайта архиве Вы найдете две версии MyLib: русскоязычную и украинскую. Мы рассмотрим пример с русскоязычным вариантом, однако все написанное далее также относится и к украинской версии.

Для большего удобства распакуем архив с нужной версией приложения в отдельную папку на жестком диске, после чего запустим исполняемый файл MyLib.exe. Перед нами откроется основное окно программы:

Интерфейс MyLib

В основном окне мы видим список авторов книг (колонка слева), присутствующих в нашей библиотеке, а также список и описание книг выбранного автора (справа). В нижней части основного окна мы также можем видеть информацию о выдаче выбранной книги. В верхней части рабочего окна MyLib находится две дополнительные рабочие вкладки (Поиск и Список учеников), а также кнопка добавления новых книг.

Работа с MyLib

Начинать работу нам следует с создания базы данных по книгам. Для добавления новой книги в базу достаточно нажать кнопку «Добавить новую книгу» и в открывшемся окошке ввести требуемую информацию о ней:

К сожалению, в данном окне не имеется некоторых полей, типа ISBN, количества страниц и некоторых других, однако при особом желании такие поля можно будет вручную добавить в базу данных программы (как это сделать, смотрим ниже). Доступа через программу Вы, конечно, не получите, однако для распечатки результатов из базы данных такой способ вполне сгодится ;).

Нажимаем кнопку «Добавить» и получаем только что введенную книгу в списке:

Учтите, что если у Вас есть несколько экземпляров какой-то книги, их придется добавлять заново!

Выделив книгу в каталоге «Книги автора», Вы можете внести изменения в данные о ней, а также выдать книгу на руки учащемуся или преподавателю. Для этого достаточно нажать кнопку «Выдать книгу» и в появившейся текстовой строке ввести данные о читателе. Дата выдачи при этом установится автоматически:

Теперь, чтобы вернуть книгу нам будет достаточно нажать кнопку «Принять книгу».

Работа со сторонними базами данных

Ученик успешно добавлен, однако для удобства работы с большим количеством людей, я бы советовал создать еще и базу данных читателей. К сожалению, силами MyLib создать такую базу невозможно, но ничто не мешает нам заполнить ее напрямую, используя MS Access (предпочтительнее) или OO Base. Для этого откроем папку, в которую мы ранее распаковали MyLib и отыщем файл data.mdb:

Нам потребуется открыть выбранную базу данных. Для этого лучше всего подойдет модуль пакета Microsoft Office Access. При попытке открыть базу данных Access спросит нас, блокировать ли ему небезопасные выражения (на что мы гордо ответим «НЕТ» :)) и повторно предупредит нас о небезопасности наших действий. Но мы-то не боимся :), поэтому нажмем кнопку «Открыть» и увидим следующее окошко:

Нетрудно догадаться, что для создания базы данных по читателям нам нужно открыть таблицу «Pupils», дважды кликнув по ней левой кнопкой мыши:

В открывшейся таблице мы обнаружим вначале только две строчки. В первой будет указан созданный нами ранее ученик (в примере – Иванов Иван Петрович), а вторая будет пустой (если не считать надписи (Счетчик) в первой ячейке).

Теперь нам нужно выделить строчку с нашим первым читателем (кликнув левой кнопкой мыши по квадратику перед строчкой) и, вызвав правой кнопкой мыши контекстное меню, выбрать пункт «Копировать». Теперь аналогичным способом выделяем пустую строку (с надписью (Счетчик)) и в контекстном меню выбираем пункт «Вставить». У нас появится копия предыдущей записи, в которой нам следует только изменить данные в столбце «Name» на нужные. Поскольку в MyLib отсутствует специальное поле для указания класса, в котором учится ученик, то лучше всего будет, если перед ФИО учащегося Вы укажете номер класса или группы ;). Таким образом, Вы сможете быстро находить всех своих читателей в довольно обширной базе. Благо, что MyLib сортирует все записи по алфавиту, поэтому можно смело добавлять новых пользователей библиотеки в произвольном порядке.

Итак, мы создали базу данных по читателям. Настало время взглянуть на плоды своей работы. Для этого запустим MyLib и перейдем в ее третью вкладку – «Ученики и выданные книги»:

Здесь мы увидим стройный список всех наших читателей, а справа от них число, которое указывает количество взятых ими книг. Если ученик возвращает Вам книгу достаточно выбелить его в списке, выбрать книгу, которую он сдает и нажать кнопку «Принять». Книга вновь окажется в общем доступе, и ее можно будет вновь выдавать.

Поиск по базе

Последней функцией, которую нам осталось проверить, является функция поиска. Переходим во вторую вкладку программы («Поиск книг»):

Здесь у нас есть два варианта поиска: по авторам или по названиям книг. Выбираем наиболее подходящий для нас, заполняем соответствующее текстовое поле, жмем кнопку «Искать» и получаем результат в списке внизу. Учтите, что если книги, соответствующей заданным параметрам поиска нет в базе, то список останется пустым, и никаких дополнительных уведомлений Вы при этом не увидите.

Достоинства и недостатки программы

Плюсы:

• простой интерфейс и управление программой;
• неограниченное количество записей в базах данных;
• наличие прямого доступа к основной базе данных программы;
• удобная система слежения за выданными книгами;
• наличие удобного механизма поиска по базе книг.

Минусы:

• нет встроенного редактора списка читателей;
• нет функции импорта, экспорта и печати данных из программы;
• нет возможности добавления дополнительных полей в описание книг.

Несмотря на довольно значительные недостатки, после умелой «обработки напильником» программа MyLib становится незаменимым инструментом для любого библиотекаря! Однако Вы можете использовать приложение не только в учреждениях, но и в качестве каталогизатора для домашней библиотеки. Такой вариант использования вообще идеален, поскольку вручную править базу данных не придется вообще, а новых читателей (друзей и знакомых, которые берут у вас книги) Вы будете добавлять по мере надобности. Пользуясь MyLib, Вы всегда будете знать кто, когда и какие книги у Вас взял, а значит, всегда будете иметь под присмотром всю свою библиотеку.

P.S. Данная статья предназначена для свободного распространения. Приветствуется её копирование с сохранением авторства Руслана Тертышного и всех P.S. и P.P.S.

P.P.S. Если Вы планируете много дел и боитесь пропустить что-нибудь важное (например забрать книгу, которую одолжили знакомому месяц назад ;)), то Вам как нельзя кстати придется следующая программа:
Электронная записная книжка http://gold-free.ru/soft/office/electronic-notebook.php