Автоматизация бизнеса

Бесплатная программа для управления бизнесом.

Многие сегодня работают в сфере бизнеса. Это престижная высокодоходная деятельность, которая на первый взгляд кажется простой и легкой. Однако на самом деле она сопряжена с целым рядом сложностей финансового, юридического и даже социального плана! Только представьте себя в роли управляющего сетью магазинов: Вам нужно позаботиться о своевременных поставках товаров, быть в курсе цен и курсов валют, обрабатывать уйму документации, и при этом еще и взаимодействовать с поставщиками и клиентами!

«Нереально», — скажете Вы? Да легко, если правильно подойти к делу!!! А правильный подход здесь один — автоматизация ;). Имея в своем распоряжении даже старенький компьютер, Вы сможете справиться со всеми задачами современного бизнеса в очень короткие сроки. Надо всего лишь установить на него программу Analitika 2009! Это полноценная система автоматизации учета, которая позволяет полностью контролировать все доходные и расходные операции, связанные с Вашим бизнесом. При этом сейчас Вы можете получить полную ее версию совершенно бесплатно!!! Связано это с тем, что разработчиками была выпущена улучшенная платная вариация программы — Analitika 2010. Рассмотрим в чем разница между этими двумя версиями:

Сравнение программы Analitika 2009 с её платной версией Analitika 2010

Особенности	Analitika 2009	Analitika 2010
Стоимость	бесплатно	690 руб./год
Поддержка баз товаров	+	+
Поддержка баз поставщиков и покупателей	+	+
Управление ценами и валютой	+	+
Приходные/расходные операции	+	+
Экспорт баз данных в Microsoft Office	-	+
Работа со сканерами штрих-кодов	-	+

Как видим, Analitika 2009 может успешно использоваться для ведения финансового учета в небольших частных торговых точках. Весомым недостатком, по сравнению с более новой версией программы, является отсутствие возможности экспорта элементов базы данных в офисные приложения для дальнейшей правки. В остальном же мы получаем довольно удобный и простой инструмент для автоматизации ведения всей бухгалтерии предприятия или торговой точки.

Установка Analitika 2009

Инсталляционный пакет программы можно скачать и установить свободно, однако полученная версия программы будет ограниченной в количестве записей в базах данных. Чтобы снять все ограничения потребуется зарегистрировать ее на свое имя. Для регистрации потребуется отправить электронное письмо на адрес [email protected] со следующими реквизитами Вашего предприятия: Наименование, Aдрес, ИНН и КПП. В течении двух рабочих дней Вы получите ответное письмо, которое будет содержать сгенерированный для Вас серийный номер и рекомендации по активации программы.

Будем исходить из того, что письмо Вы уже получили, поэтому перейдем к непосредственной активации системы Analitika 2009. При первом запуске мы увидим информационное окно, которое сообщает нам о том, что мы используем незарегистрированную копию программы:

Пока не вводим серийник, а просто закрываем окошко, после чего на панели инструментов вверху находим кнопку «Период, Дата». Нажимаем ее и в открывшемся окне в поле «Начальная дата» вводим: 01.01.2009.

Сохраняем дату и закрываем окно.

Создание базы данных

Теперь нам потребуется создать для себя новую базу данных, с которой мы будем работать. Для этого перейдем в меню «Инструменты» и там отыщем пункт «Резервные копии данных». В открывшемся окне выделим первое значение — «Пустая база данных» и нажмем кнопку «Распаковать», после чего согласимся на запуск анализа выбранной базы:

Регистрация программы

Когда база данных настроена, приступим к непосредственной регистрации. Для этого Вам потребуется ввести данные о предприятии, которые были высланы Вами в запросе на регистрацию.

И только после правильного заполнения «Реквизитов предприятия» Вы сможете наконец-то ввести свой серийный номер, полученный по электронной почте. Чтобы вызвать окно для ввода серийника нужно активировать меню «О системе».

После сохранения серийного номера потребуется перезапустить программу, чтобы все введенные изменения вступили в силу.

Если все было сделано верно, то при следующем запуске статус лицензии в окне «О системе» будет изменен на «Зарегистрированная версия».

Начало работы с программой

Теперь все готово для начала работы с системой Analitika 2009. А начнем мы ее с создания собственной базы данных. Для этого понадобится заполнить все пункты меню «Сущности». Для большей наглядности я взял одну из уже готовых баз данных (по компьютерным комплектущим). И первым пунктом здесь стоят «Валюты»:

По умолчанию созданы записи для евро, американских долларов и русского рубля, однако мы можем добавить и другие денежные единицы. Для этого достаточно нажать кнопку «Создать» над списком валют и внести в открывшееся окошко данные об условном обозначении, сокращениях и названии нужной Вам валюты, после чего нажать кнопку «Сохранить». Единственный нюанс — для смены национальной валюты (по умолчанию российский рубль) нужно сначала снять флажок с текущей денежной единицы, и только потом появится возможность активировать статус национальной для любой валюты из Вашего списка.

Если у Вас есть счет в банке, либо требуется переводить деньги на счета Ваших поставщиков и клиентов, то потребуется заполнить и следующий раздел меню — «Банки»:

Управление списком банков аналогично предыдущему (списку валют), с той лишь разницей, что в поле «Код» мы вписываем число, которое будет использоваться, как внутренний идентификатор выбранного банка.

Заполнение базы данных

Следующим шагом будет заполнение базы данных по клиентам и поставщикам:

Здесь примечательным является то, что благодаря своеобразной системе закладок можно разделить всю клиентуру на группы с отдельными внутренними кодами для каждой.

После создания базы клиентов и поставщиков можно задать места хранилища наличности в разделе «Кассы, Сейфы…», структуру подразделений предприятия (склады, магазины и т.п.) в пункте «Структурные подразделения», а также сформировать базу по сотрудникам в одноименном окне программы. Финальным же этапом будет создание базы данных по товарам и услугам, предоставляемым Вашим предприятием, а также установка цен на них. Если Вам часто требуется в примечаниях к оплате заказов, например, указывать одни и те же данные, можно занести их в виде записи в меню «Выражения». Теперь Вам будет достаточно одного клика мыши, чтобы вписать нужные данные в чек!

Итак, как только все базы данных готовы, можно пожинать плоды нашей подготовительной работы. Рассмотрим пару примеров работы с созданными базами.

Пример работы с программой: доставка на склад

В следующем примере мы доставим себе на склад партию из трех мониторов :).

Для этого зайдем в меню «Операции» и выберем первый пункт — «Покупки, Поставки». Появится пустое окно, поскольку на складе у нас пока нет ни одного товара. Теперь нажмем кнопку «Создать» для открытия окна редактора покупки. Здесь желтым цветом подсвечены пункты, обязательные для заполнения. К ним относятся: «Отдел» (используется для указания места хранения товара), «Номер» (задается произвольный порядковый номер покупки), а также дата, валюта и скидка на покупку (если такова имеется).

Как только все вышеперечисленные данные внесены, мы можем «завозить» товар на выбранный склад. Для этого нажимаем кнопку «Создать» (под полем «Дополнения») и в открывшемся окне при помощи двойного клика в поле «Материальная ценность» выберем нужный товар из созданной ранее базы. После выбора покупки в полях ниже пропишем количество закупленных единиц товара и цену за единицу. Общую сумму программа подсчитает и выдаст сама.

Небольшой совет: для более удобного ввода цен и количества товара предварительно выделяйте все текстовое поле. Так Вам не придется долго и нудно «прыгать» по введенным цифрам курсором и Backspace’ом ;).

После ввода цен нажимаем кнопку «Добавить» и можем приступать к «завозу» следующего товара. Когда весь список покупок будет внесен, нажимаем кнопку «Сохранить» и в основном окне поставок появится запись за текущее число обо всех Ваших приобретениях с указанием поставщика и общей суммы заказа ;).

Пример работы с программой: продажа товаров

Во втором примере мы рассмотрим механизм продажи товаров через Ваши торговые точки:

Для реализации данной операции переходим к пункту «Продажи, Реализация». Как и в предыдущем примере откроется пустое окно, в котором потребуется нажать кнопку «Создать». Откроется новое окно, напоминающее внешним видом аналогичное в разделе покупок. Здесь нам понадобится указать «Отдел» с которого мы будем списывать товар, «Кассу» и имя «Кассира», который производит продажу. Дополнительно можно указать «Покупателя» и некоторые «Дополнения» (см. выше).

Теперь, как и в предыдущем случае, нажимаем кнопку «Создать» для выбора покупки и указания ее стоимости. Добавляем товар, сохраняем акт продажи и в основном окне получаем запись об успешно проведенной операции.

Помимо закупок и продаж программа Analitika 2009 позволяет производить также операции перемещения материальных ресурсов между торговыми точками и складами, а также создание расходных и приходных кассовых ордеров и платежных поручений!

Последнее, о чем стоит упомянуть, — это хорошо продуманная система отчетности системы Analitika 2009. В меню «Отчет» мы имеем возможность получить обобщенную информацию обо всех операциях в системе, касательно денежных средств, материальных ценностей и взаимоотношений с клиентами. Для этого достаточно выбрать нужный пункт, указать тип отчета, а затем, кликнув одну из доступных кнопок справа, выбрать в списке подразделение, по которому требуется представить отчет.

На скриншоте показан отчет по продажам компьютерному клубу «Зеон». Для его вывода потребовалось в меню «Отчет» активировать пункт «Взаимоотношения с покупателями, поставщиками», далее отметить «Остатки, обороты по покупателям». После выбора таким образом типа отчета, была нажата кнопка «Покупатели, Поставщики» и в появившемся списке был выбран вышеупомянутый компьютерный клуб. Затем список был закрыт, и для вывода отчета в готовом виде была нажата кнопка «Представить на бумаге». Результат Вы могли увидеть на скриншоте выше.

Главным недостатком Analitika 2009 (в отличие от ее более нового платного аналога) является отсутствие возможности взаимодействовать с офисными приложениями для взаимопередачи информации. Это влечет за собой дополнительные временные затраты при формировании первичной базы данных. Однако после того, как база будет полностью создана, затраты времени будут снижены к минимуму, а отчетность будет формироваться автоматически. Вам останется только следить за ней и вовремя пополнять запасы товаров ;). Как говориться, умелый анализ в бизнесе — половина успеха, а значит, с Analitika 2009 успех всегда будет сопутствовать Вам в Ваших финансовых делах!

P.S. Данная статья предназначена для свободного распространения. Приветствуется её копирование с сохранением авторства Руслана Тертышного и всех P.S. и P.P.S.

P.P.S. В силу того, что объем статьи не позволяет в полной мере описать все нюансы работы с программой, в архив, который Вы скачаете с нашего сайта, был добавлен подробный мануал к ней.

P.P.P.S. Если по каким-либо причинам Analitika 2009 не пришлась Вам по вкусу, то можете также попробовать использовать следующую систему автоматизации торговли:
Торговля http://gold-free.ru/soft/office/trade.php